La pandemia del COVID-19 ha puesto a prueba la capacidad de reacción ante una inesperada crisis en una empresa. La implementación de nuevas medidas de seguridad, el teletrabajo y el cierre temporal de los puntos de venta físico o lugares de trabajo han sido solo unos de los retos a los que han tenido que hacer frente las compañías durante el estado de alarma. Todo ello, de forma precipitada y a contrarreloj.
En este contexto, solo quienes habían dedicado previamente esfuerzos al manejo de una crisis en una empresa han conseguido salir más airosos ante todos los contratiempos causados por la pandemia del coronavirus.
Definitivamente las compañías y organizaciones no volverán a ser las mismas después de la irrupción del COVID-19. Estas deberán tomar nota y prepararse para hacer frente a la posibilidad de nuevas interrupciones comerciales.
Para ello, será imprescindible dedicar tiempo y recursos a crear un protocolo de crisis en la empresa que establezca el paso a paso a seguir en caso de que aparezcan contratiempos que impidan la actividad regular o exijan respuestas rápidas. Solo así se podrá adaptar el negocio a circunstancias extraordinarias y garantizar su viabilidad.
Ante estos nuevos retos, ya no sirven las viejas soluciones. En ese sentido, la flexibilidad y la digitalización de las empresas resultará clave para su supervivencia ante una crisis.
Cómo crear un plan de crisis de una empresa
Cualquier empresa es susceptible a riesgos naturales o a interrupciones causadas por factores humanos, internos o externos.
Más allá de la excepcionalidad de una pandemia como la provocada por el COVID-19, un incendio, una inundación o un apagón eléctrico pueden comprometer la continuidad de cualquier negocio.
Por su parte, errores humanos como la pérdida de datos, el derrame de materiales peligrosos o una equivocación al realizar determinado proceso pueden tener las mimas consecuencias.
Es por ello que tener una previsión de los posibles contratiempos y un plan de acción es imprescindible para que la empresa sobreviva y pueda reponerse ante una circunstancia adversa.
Pero, ¿cómo se crea un plan de crisis en una empresa?
A continuación, compartimos un paso a paso para poder actuar rápido y saber qué hacer cuando tu empresa está en crisis.
1- Descubre la resilencia de tu negocio
En primer lugar es importante poder valorar la capacidad de reacción ante una eventual crisis en la empresa. Por ejemplo: ¿Están los trabajadores preparados para trabajar en remoto? ¿Cuentan con los medios necesarios (portátiles, acceso en línea a programas informáticos, etc.)? ¿Está toda la documentación digitalizada? ¿Pueden acceder a ella desde sus casas?
Esta tarea resultará más sencilla, si se crea un checklist digital gracias al cual se puedan identificar aquellos puntos que están resueltos y, por el contrario, aquellos que se deben trabajar.
2- Identifica los riesgos de tu empresa
Si bien el COVID-19 ha supuesto una crisis económica que nadie hubiera imaginado, hay otros riesgos que sí son más frecuentes y por los que hay que estar igualmente preparado.
Como decíamos, no solo se trata de identificar los posibles desastres naturales (incendio, inundación, etc.), sino también los errores humanos (pérdida de datos, equivocaciones, falta de control, etc.), externos (robo, ataque cibernético, etc.) e internos (falta de digitalización de los documentos, copias de seguridad, etc.).
Así pues, para crear un protocolo de crisis en una empresa hay que contemplar los diferentes escenarios que puedan llegar a comprometer su actividad.
En ese sentido, recomendamos también elaborar un plan de corporate compliance.
3- Conoce tus operaciones
Aunque resulte obvio, es imprescindible conocer todas las actividades que se realizan en el día a día de tu negocio. Esto es así porque la capacidad de una empresa de responder rápidamente a cualquier tipo de interrupción puede marcar la diferencia entre la resiliencia y el cierre.
Para determinar la cantidad máxima de tiempo que tu negocio puede aguantar inoperativo después de un desastre, debes identificar las principales funciones y procesos de la empresa y decidir cuánto tiempo puedes estar sin realizarlos.
En ese sentido, contar con un software para control de procesos es clave. Es decir, tener un checklist digital con todos las tareas resultará mucho más sencillo para el manejo de una empresa en crisis. Principalmente, porque tenerlas identificadas te ayudará a ser más flexible ante un contratiempo, identificar fácilmente cuáles puedes realizar y cuáles no, y adaptarte mejor a las nuevas circunstancias.
4- Conoce tu equipo
La comunicación inmediata con tu equipo (trabajadores y colaboradores) es clave para sobrellevar con éxito cualquier contratiempo.
Para ello, es fundamental crear un equipo en el que se establezcan responsables de desarrollar un plan de resilencia y liderarlo en caso de ser necesario.
En ese sentido, es conveniente crear un plan de comunicación de crisis y mantener actualizados los datos de contacto de todo el equipo.
5- Conoce tus clientes, proveedores y vendedores
Poder establecer una comunicación directa con clientes, contactos, proveedores y vendedores es vital. Todos ellos querrán saber cuál es tu situación actual, qué pueden esperar durante la interrupción de tu negocio y cuándo esperas volver.
Así pues, hay que esforzarse para mantener actualizados los datos de contactos de todos ellos y contar con sistemas que permitan una comunicación rápida con todos ellos.
6- Digitaliza tu empresa
La digitalización de las empresas es una apuesta que todas las compañías, antes o después, deberán hacer. La creación de registros, la sincronización de datos y el acceso en remoto a la información son solo algunas de las infinitas ventajas de la digitalización empresarial.
Esto, a su vez, se traduce en un ahorro de tiempo, un incremento de la eficiencia, una gestión más óptima de todos los procesos y otros muchos beneficios que conllevan a una mejora de la competitividad y la rentabilidad.
A todo ello, hay que sumarle el hecho que evita el despilfarro de papel, un factor que no hay que obviar en una sociedad cada vez más concienciada en la sostenibilidad y la protección al medio ambiente.
Pero, volviendo a la gestión de una crisis, ¿qué ventajas aporta la digitalización de una empresa?
En el actual contexto provocado por la pandemia del coronavirus, contar con un software para control de procesos ha resultado clave, por ejemplo, para los establecimientos de alimentación.
En ese sentido, disponer de un software para supermercados que permita digitalizar toda su gestión y sus procesos operativos ha supuesto una gran ventaja para estos comercios en pleno estado de alarma.
Principalmente, porque asegura que todos los puntos de venta implementan las mismas medidas de seguridad, cumplen con dichas medidas (por ejemplo, a través de un sistema de checklist digital y documentación con imágenes que faciliten su supervisión), se minimizan los desplazamientos y permite actuar con rapidez en caso de incidencias.
Lo mismo serviría si habláramos de un software de hospital u cualquier otro centro médico que facilitara su gestión.
Ante la crisis sanitaria provocada por el COVID-19, el Ministerio de Sanidad ha creado protocolos específicos para el manejo de pacientes. Contar con un software que permita crear un checklist digital con los diferentes pasos a seguir asegura que estos protocolos puedan llevarse a cabo con éxito y, al mismo tiempo, agiliza, optimiza y unifica la atención a todos los pacientes.
Selfaudit, software de digitalización y control de procesos
Selfaudit es un software de digitalización y control de procesos que se caracteriza por su versatilidad. Esto le permite adaptarse a todo tipo de industrias, empresas u organizaciones. Es, además, autoconfigurable, por lo que cada negocio puede configurar, modificar y gestionar sus registros según sus necesidades.
Su objetivo es simplificar, automatizar y optimizar la obtención de datos relevantes para una gestión más eficiente en cualquier negocio o actividad.
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