La pandèmia del COVID-19 ha posat a prova la capacitat de reacció davant una inesperada crisi en una empresa. La implementació de noves mesures de seguretat, el teletreball i el tancament temporal dels punts de venda físic o llocs de treball han estat només uns dels reptes als quals han hagut de fer front les companyies durant l’estat d’alarma. Tot això, de manera precipitada i a contrarellotge.
En aquest context, només els qui havien dedicat prèviament esforços al maneig d’una crisi en una empresa han aconseguit sortir més airosos davant tots els contratemps causats per la pandèmia del coronavirus.
Definitivament les companyies i organitzacions no tornaran a ser les mateixes després de la irrupció del COVID-19. Aquestes hauran de prendre nota i preparar-se per a fer front a la possibilitat de noves interrupcions comercials.
Per a això, serà imprescindible dedicar temps i recursos a crear un protocol de crisi en l’empresa que estableixi el pas a pas a seguir en cas que apareguin contratemps que impedeixin l’activitat regular o exigeixin respostes ràpides. Només així es podrà adaptar el negoci a circumstàncies extraordinàries i garantir la seva viabilitat.
Davant aquests nous reptes, ja no serveixen les velles solucions. En aquest sentit, la flexibilitat i la digitalització de les empreses resultarà clau per a la seva supervivència davant una crisi.
Com crear un pla de crisi d’una empresa
Qualsevol empresa és susceptible a riscos naturals o a interrupcions causades per factors humans, interns o externs.
Més enllà de l’excepcionalitat d’una pandèmia com la provocada pel COVID-19, un incendi, una inundació o una apagada elèctrica poden comprometre la continuïtat de qualsevol negoci.
Per part seva, errors humans com la pèrdua de dades, el vessament de materials perillosos o una equivocació en realitzar determinat procés poden tenir les acarones conseqüències.
És per això que tenir una previsió dels possibles contratemps i un pla d’acció és imprescindible perquè l’empresa sobrevisqui i pugui reposar-se davant una circumstància adversa.
Però, com es crea un pla de crisi en una empresa?
A continuació, compartim un pas a pas per a poder actuar ràpid i saber què fer quan la teva empresa està en crisi.
1- Descobreix la resilencia del teu negoci
En primer lloc és important poder valorar la capacitat de reacció davant una eventual crisi en l’empresa. Per exemple: Estan els treballadors preparats per a treballar en remot? Compten amb els mitjans necessaris (portàtils, accés en línia a programes informàtics, etc.)? Està tota la documentació digitalitzada? Poden accedir a ella des de les seves cases?
Aquesta tasca resultarà més senzilla, si es crea un checklist digital gràcies al qual es puguin identificar aquells punts que estan resolts i, per contra, aquells que s’han de treballar.
2- Identifica els riscos de la teva empresa
Si bé el COVID-19 ha suposat una crisi econòmica que ningú hagués imaginat, hi ha altres riscos que sí que són més freqüents i pels quals cal estar igualment preparat.
Com dèiem, no sols es tracta d’identificar els possibles desastres naturals (incendi, inundació, etc.), sinó també els errors humans (pèrdua de dades, equivocacions, falta de control, etc.), externs (robatori, atac cibernètic, etc.) i interns (falta de digitalització dels documents, còpies de seguretat, etc.).
Així doncs, per a crear un protocol de crisi en una empresa cal contemplar els diferents escenaris que puguin arribar a comprometre la seva activitat.
En aquest sentit, recomanem també elaborar un pla de corporate compliance.
3- Coneix les teves operacions
Encara que resulti obvi, és imprescindible conèixer totes les activitats que es realitzen en el dia a dia del teu negoci. Això és així perquè la capacitat d’una empresa de respondre ràpidament a qualsevol mena d’interrupció pot marcar la diferència entre la resiliència i el tancament.
Per a determinar la quantitat màxima de temps que el teu negoci pot aguantar inoperatiu després d’un desastre, has d’identificar les principals funcions i processos de l’empresa i decidir quant temps pots estar sense realitzar-los.
En aquest sentit, comptar amb un programari per a control de processos és clau. És a dir, tenir un checklist digital amb tots les tasques resultarà molt més senzill per al maneig d’una empresa en crisi. Principalment, perquè tenir-les identificades t’ajudarà a ser més flexible davant un contratemps, identificar fàcilment quins pots realitzar i quins no, i adaptar-te millor a les noves circumstàncies.
4- Coneix el teu equip
La comunicació immediata amb el teu equip (treballadors i col·laboradors) és clau per a suportar amb èxit qualsevol contratemps.
Per a això, és fonamental crear un equip en el qual s’estableixin responsables de desenvolupar un pla de resilencia i liderar-ho en cas de ser necessari.
En aquest sentit, és convenient crear un pla de comunicació de crisi i mantenir actualitzats les dades de contacte de tot l’equip.
5- Coneix els teus clients, proveïdors i venedors
Poder establir una comunicació directa amb clients, contactes, proveïdors i venedors és vital. Tots ells voldran saber quina és la teva situació actual, què poden esperar durant la interrupció del teu negoci i quan esperes tornar.
Així doncs, cal esforçar-se per a mantenir actualitzats les dades de contactes de tots ells i comptar amb sistemes que permetin una comunicació ràpida amb tots ells.
6- Digitalitza la teva empresa
La digitalització de les empreses és una aposta que totes les companyies, abans o després, hauran de fer. La creació de registres, la sincronització de dades i l’accés en remot a la informació són només algunes dels infinits avantatges de la digitalització empresarial.
Això, al seu torn, es tradueix en un estalvi de temps, un increment de l’eficiència, una gestió més òptima de tots els processos i molts altres beneficis que comporten a una millora de la competitivitat i la rendibilitat.
A tot això, cal sumar-li el fet que evita el balafiament de paper, un factor que no cal obviar en una societat cada vegada més conscienciada en la sostenibilitat i la protecció al medi ambient.
Però, tornant a la gestió d’una crisi, quins avantatges aporta la digitalització d’una empresa?
En l’actual context provocat per la pandèmia del coronavirus, comptar amb un programari per a control de processos ha resultat clau, per exemple, per als establiments d’alimentació.
En aquest sentit, disposar d’un programari per a supermercat que permeti digitalitzar tota la seva gestió i els seus processos operatius ha suposat un gran avantatge per a aquests comerços en ple estat d’alarma.
Principalment, perquè assegura que tots els punts de venda implementen les mateixes mesures de seguretat, compleixen amb aquestes mesures (per exemple, a través d’un sistema de checklist digital i documentació amb imatges que facilitin la seva supervisió), es minimitzen els desplaçaments i permet actuar amb rapidesa en cas d’incidències.
El mateix serviria si parléssim d’un programari d’hospital o qualsevol altre centre mèdic que facilités la seva gestió.
Davant la crisi sanitària provocada pel COVID-19, el Ministeri de Sanitat ha creat protocols específics per al maneig de pacients. Comptar amb un programari que permeti crear un checklist digital amb els diferents passos a seguir assegura que aquests protocols puguin dur-se a terme amb èxit i, al mateix temps, agilita, optimitza i unifica l’atenció a tots els pacients.
Selfaudit, programari de digitalització i control de processos
Selfaudit és un programari de digitalització i control de processos que es caracteritza per la seva versatilitat. Això li permet adaptar-se a tota mena d’indústries, empreses o organitzacions. És, a més, autoconfigurable, per la qual cosa cada negoci pot configurar, modificar i gestionar els seus registres segons les seves necessitats.
El seu objectiu és simplificar, automatitzar i optimitzar l’obtenció de dades rellevants per a una gestió més eficient en qualsevol negoci o activitat.
Si desitges rebre més informació sobre com Selfaudit podria ajudar-te en la digitalització de la teva empresa, no dubtis a posar-te en contacte amb el nostre equip i sol·licitar una demo de la nostra aplicació.
Col·laborem al mercat de solucions empresarials per fer front a la crisi de la COVID-19 d’Actua - SelfAudit
[…] a això, serà imprescindible dedicar temps i recursos a crear un protocol de crisi en l’empresa que estableixi el pas a pas a seguir en cas que apareguin contratemps que impedeixin l’activitat […]